Een Effectief Informatiebeleidsplan

Het informatiebeleidsplan als brugfunctie tussen strategie en ICT

Een informatiebeleidsplan is een document waarin een samenhangende visie en strategie staat op de doorontwikkeling van de ICT-infrastructuur, applicaties, I&A diensten, informatievoorziening, gegevensmanagement en het dienstverleningsconcept (fysiek en digitaal) van de organisatie.

Een informatiebeleidsplan laat zien hoe de organisatie omgaat met externe en interne ontwikkelingen, hoe de organisatie gaat aansluiten op andere lokale, regionale en nationale infrastructuren, en hoe de organisatie gaat passen in de bestaande ketens.

Een informatiebeleidsplan bestaat hoofdzakelijk uit vier delen:

De omgeving en organisatie: interne en externe ontwikkelingen, doelen en doelstellingen aangaande de organisatie.
Een geheel van uitgangspunten, principes en oplossingen gegroepeerd rondom de informatievoorziening (IV)-gerelateerde thema’s.
Een beschrijving van de gewenste en vereiste (structuur) informatievoorziening van de organisatie en de verschillende te leveren IV-diensten. Inclusief informatiemanagement.
Een realistische I&A projectkalender om de principes en oplossingen te implementeren.

Dit alles geeft richting aan de structuur en architectuur van de diverse informatiesystemen binnen een organisatie en dus het ontwikkelen van de informatievoorziening.

Op deze pagina zullen we de essentie van het opstellen van het informatiebeleidsplan, de informatievoorziening, informatiemanagement en de eisen aan management-informatie bespreken en laten zien hoe dit bijdraagt aan het behalen van de organisatiedoelstellingen.

NB. Informatiebeveiligingsbeleid wordt aangestipt in het informatiebeleidsplan, maar niet uitgewerkt en staat in principe altijd in een ander plan uitgewerkt.

Wat is informatievoorziening?

De informatievoorziening (IV) van een organisatie is het geheel van de informatiesystemen van de organisatie. Om de informatievoorziening goed te kunnen door ontwikkelen is juiste en beschikbare informatie over deze informatiesystemen en de digitale diensten en producten die ze leveren noodzakelijk.

Voorbeelden van informatiesystemen zijn financiële systemen, kantoorsystemen, verkoop- en marketingsystemen, bedrijfsinformatiesystemen, personeelssystemen, productiesystemen, management-ondersteunende systemen, etc.

Wat is informatiemanagement?

Informatiemanagement omvat het hele proces van het beheer van de informatie binnen een organisatie, van het verzamelen en opslaan van de informatie tot het gebruiken van de informatie om beslissingen te nemen en doelen te bereiken.

Het omvat het ontwerpen en implementeren van systemen, processen en procedures voor het beheren van informatie op een effectieve manier.

Effectief informatiemanagement zorgt ervoor dat de juiste informatie beschikbaar is voor de juiste persoon op het juiste moment, wat resulteert in betere beslissingen en betere resultaten. Het helpt organisaties ook om risico's te minimaliseren en compliance met regelgeving te waarborgen.

Wat is management-informatie?

Management-informatie omvat gegevens, zoals kritische prestatie indicatoren (KPI’s) en rapporten die worden gebruikt door managers en besluitvormers om inzicht te krijgen in de prestaties en activiteiten van een organisatie.

Management-informatie omvat financiële gegevens, operationele statistieken, klantinformatie, markttrends en andere relevante gegevensbronnen. Deze informatie wordt verzameld, geanalyseerd en gepresenteerd op een manier die gemakkelijk te begrijpen is en besluitvorming ondersteunt.

Vaak wordt management-informatie onderbelicht in een informatiebeleidsplan en krijgen applicaties de overhand. In het informatiebeleidsplan is het verstandig duidelijke eisen te stellen aan de (kwaliteit van) management-informatie en het management informatie systeem.

Waarom nu een informatiebeleidsplan maken bij een organisatie?

Het speelveld rondom organisaties wordt steeds complexer. Digitalisering, EU ICT regels, AVG/GDPR, decentralisatie, duurzaamheid, de omgevingswet, maatschappelijke en technologische ontwikkelingen (AI/ChatGPT).

Het informatiebeleid wordt daardoor ook steeds complexer. Binnenkort zullen veel organisaties van alles moeten rapporteren rondom deze zaken.

De noodzaak van een duidelijke visie en strategie op informatievoorziening (de verschillende informatiesystemen en ICT-diensten) wordt gevoeld in de hele organisatie.

Hoe beter alle oplossingen (i.e. informatiesystemen) die worden gerealiseerd bij elkaar passen, des te beter bruikbaar, efficiënt en effectief zullen de diensten van de ICT-afdeling zijn.

Een organisatie zonder informatiebeleidsplan heeft hogere kosten en meer tijd nodig om de gewenste informatievoorziening en vereiste kwaliteit van IV-diensten te realiseren.

Het belang van informatiebeleid

Strategische richting: Het informatiebeleidsplan helpt bij het bepalen van de strategische richting van de organisatie op het gebied van informatiebeheer. Het stelt doelen en prioriteiten vast die aansluiten bij de algemene bedrijfsdoelstellingen.

Efficiënte informatieprocessen: Het informatiebeleidsplan identificeert de benodigde processen, procedures en maatregelen om informatie effectief te beheren en te gebruiken. Hierdoor kunnen inefficiënties worden geïdentificeerd en verbeteringen worden doorgevoerd om de informatiestromen te stroomlijnen.

Risicobeheer: Het beleid in het plan richt zich op het identificeren en beheersen van risico's met betrekking tot informatiebeveiliging, gegevensintegriteit en naleving van regelgeving. Het helpt bij het opzetten van maatregelen om deze risico's te minimaliseren en de continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen.

Besluitvorming op basis van informatie: Een goed informatiebeleidsplan legt de basis voor het nemen van beslissingen op basis van betrouwbare en actuele informatie. Het zorgt ervoor dat de juiste informatie beschikbaar is voor degenen die het nodig hebben, op het juiste moment.

Informatiebeleid: Optimaliseer Besluitvorming

Een goed informatiebeleidsplan met aandacht voor informatiemanagement is van onschatbare waarde voor het effectieve beheer van een organisatie. Het biedt managers en besluitvormers de benodigde inzichten om strategische keuzes te maken, doelen te stellen en de prestaties van de organisatie te verbeteren.

Door informatiebeleid, informatiemanagement en de informatiearchitectuur op de juiste manier op te stellen, te visualiseren, te implementeren en te gebruiken, kunnen organisaties een concurrentievoordeel behalen en succesvol opereren in een dynamische en uitdagende zakelijke omgeving.

Tien Stappen naar het Plan:

Doelbepaling: Definieer de doelstellingen van het informatiebeleid en zorg ervoor dat deze aansluiten bij de strategie en doelen van de organisatie.

Dragon1 biedt sjablonen en modellen die u kunt aanpassen aan de specifieke behoeften van uw organisatie. Hiermee creëert u een duidelijke structuur voor het verzamelen, analyseren en rapporteren van informatie.

Huidige situatie analyse: Voer een grondige analyse uit van de huidige situatie met betrekking tot informatiebeheer binnen de organisatie. Identificeer sterke punten, zwakke punten, kansen en bedreigingen.

Datacollectie en -beheer: Het informatiebeleidsplan beschrijft de vereiste gegevensbronnen en de methoden om relevante gegevens te verzamelen en te beheren. Het benadrukt ook de noodzaak van datakwaliteit en beveiliging om betrouwbare en nauwkeurige informatie te waarborgen.

Dragon1 ondersteunt de gegevensverzameling en -beheer vanuit verschillende bronnen binnen uw organisatie. U kunt gegevens integreren vanuit diverse systemen en databases, waardoor u een compleet beeld krijgt van uw bedrijfsprocessen.

Beleidsontwikkeling: Formuleer beleidsrichtlijnen en -principes die de gewenste toestand van informatiebeheer binnen de organisatie weerspiegelen. Deze beleidsrichtlijnen moeten duidelijk, begrijpelijk en toepasbaar zijn.

Organisatiestructuur en Verantwoordelijkheden: Het informatiebeleidsplan definieert de verantwoordelijkheden en rollen binnen de organisatie met betrekking tot informatie. Het identificeert wie verantwoordelijk is voor het verzamelen, analyseren en rapporteren van gegevens, evenals het nemen van beslissingen op basis van de verkregen inzichten.

Visualisatie en Analyse: Het informatiebeleidsplan beschrijft de analysetechnieken en -hulpmiddelen die worden gebruikt om bruikbare inzichten uit de verzamelde gegevens te halen. Het benadrukt ook de behoefte aan regelmatige rapportage, zowel op operationeel niveau als op strategisch niveau, om besluitvorming op alle niveaus van de organisatie te ondersteunen.

Dragon1 biedt krachtige visualisatiemogelijkheden om informatie op een duidelijke en overzichtelijke manier te presenteren.

Implementatieplan: Ontwikkel een gedetailleerd implementatieplan dat beschrijft hoe het informatiebeleid wordt geïmplementeerd. Het plan moet duidelijk de verantwoordelijkheden, tijdlijnen en benodigde middelen aangeven.

Communicatie en training: Zorg voor een effectieve communicatiestrategie om het informatiebeleid bekend te maken binnen de organisatie. Train medewerkers om hen bewust te maken van het beleid en hen de nodige kennis en vaardigheden te bieden.

Dragon1 bevordert samenwerking en communicatie tussen verschillende belanghebbenden bij het informatieproces. U kunt gemakkelijk informatie delen, feedback verzamelen en samenwerken aan het beleidsplan. Hierdoor wordt de betrokkenheid vergroot en ontstaat er een gedeeld begrip van de doelen en strategieën binnen uw organisatie.

Monitoring en evaluatie: Stel mechanismen op om de voortgang van de implementatie te volgen en regelmatige evaluaties uit te voeren. Hierdoor kunt u de effectiviteit van het informatiebeleid meten en waar nodig aanpassingen aanbrengen.

Dragon1 stelt u in staat om de voortgang van uw informatiebeleid te monitoren en te evalueren. U kunt prestatie-indicatoren definiëren en deze in real-time volgen. Met deze informatie kunt u waar nodig aanpassingen maken en uw beleidsplan continu optimaliseren.

Continue verbetering: Stimuleer een cultuur van continue verbetering van informatiebeheer binnen de organisatie. Moedig feedback aan, analyseer resultaten en stuur bij waar nodig.

Het stellen van eisen aan management-informatie in het informatiebeleidsplan

Bij het implementeren van management-informatie in het informatiebeleidsplan is het belangrijk om de volgende stappen te volgen:

Bepaal welke gegevens essentieel zijn om de prestaties van de organisatie te meten en de doelstellingen te ondersteunen. Dit kan financiële gegevens, operationele statistieken, klanttevredenheidscijfers en andere relevante KPI's omvatten.
Zorg voor een gestructureerd en geautomatiseerd proces om gegevens te verzamelen en te analyseren. Maak gebruik van geavanceerde analytische tools en software om inzichtelijke rapporten en dashboards te genereren.
Gebruik de verkregen informatie om concrete actiepunten te definiëren en te prioriteren. Koppel deze actiepunten aan specifieke doelstellingen en zorg ervoor dat ze meetbaar zijn.
Stel een regelmatige rapportagecyclus in om de voortgang van doelen en actiepunten te volgen. Zorg ervoor dat de rapporten gemakkelijk toegankelijk zijn voor alle relevante belanghebbenden en dat ze duidelijk en begrijpelijk zijn.

Overleg met een Dragon1 Expert

Met behulp van Dragon1 kunt u een effectief informatiebeleidsplan maken en implementeren.

Via het verzamelen, analyseren, visualiseren en rapporteren van informatiemanagement te ondersteunen, helpt Dragon1 u bij het nemen van datagedreven beslissingen en het optimaliseren van uw bedrijfsprestaties.

Dragon1 reikt verschillende tools aan voor een organisatie om een informatiebeleidsplan te maken:

Informatiebeleidsplan awareness workshop
Document sjabloon voor een informatiebeleidsposter
Informatiebeleidsplan / informatiearchitectuurposter

Elke organisatie, haar klanten en partners zijn uniek, daarom is er niet een standaardplan mogelijk. De informatievoorzieningsdiensten die nu en in de toekomst nodig zijn, verschillen per organisatie. Ook de wijze waarop deze IV-diensten worden gerealiseerd en geleverd.

Een best practice is om aan de hand van een referentiemodel voor informatiebeleid gerichte discussies te voeren en iteratief een plan en poster te vullen met informatie. Het is daarbij nodig diverse onderwerpen van verschillende kanten te bekijken zodat er uiteindelijk een evenwichtig resultaat is met een groot draagvlak.

Het is gangbaar om vanuit de doelgroepen en hun reis (customer journey) te denken: hoe vragen bepaalde groepen of generaties bijvoorbeeld het liefst een product aan?

Het is belangrijk voor gebruik en draagvlak dat ook mensen zonder ICT-achtergrond het informatiebeleidsplan kunnen lezen en begrijpen. Daarom is het sterk aan te bevelen om het plan samen op te stellen.