ICT Projecten onder controle - Visualisaties als oplossing

Definitie van ICT Project

Voordat we ingaan op EA en ICT Visualisaties als oplossing voor ICT Projecten is het eerst belangrijk om een gemeenschappelijk begrip te hanteren voor ICT Project.

De definitie voor ICT Project die Dragon1 hanteert is: Een ICT Project is een tijdelijke organisatie gericht op het realiseren van een ICT (systeem)oplossing voor één of meer organisaties.

ICT Project Portfolio Landschap.

Een ICT Project duurt bij voorkeur niet langer dan 9 maanden en heeft bij voorkeur een budget van minder dan 5 miljoen euro. Een ICT Programma is een groep van ICT Projecten.

Dragon1 is de naam voor de open Enterprise Architectuurmethode die een aanpak voor EA en ICT Visualisaties in zich heeft.

Dragon1 Software is tevens de naam voor Enterprise Architectuur Software waar onder andere een ICT Projectenadministratie (Project Portfolio Management) in kan worden bijgehouden.

Waarom EA en ICT Visualisaties als oplossing voor ICT Projecten positioneren?

Elk ICT Project kent verschillende belanghebbenden waarvoor het cruciaal is dat ze goed met elkaar samenwerken en dat de informatievoorziening en communicatie rondom een ICT Project optimaal is.

Op het Dragon1 platform kan de hele ICT projectadministratie worden gedaan van A tot Z, van voor naar achter. Maar niet alleen een projectadministratie. Ook de voorafgaande strategieontwikkeling, enterprise architectuurontwikkeling, analyse en ontwerp van de oplossing en de gehele projectbeheersing / beheersing van de organisatieveranderingen.

Waarom dat kan en hoe dat in zijn werk gaat, wordt op deze pagina uit de doeken gedaan. En natuurlijk is Dragon1 software te gebruiken in aanvulling op andere systemen die u heeft (via import, export en integratie), maar nog steeds met mogelijkheid tot centrale regie.

ICT Projecten Mislukken onnodig

Als je het goed beschouwt hoeven ICT Projecten niet te mislukken. Zolang je maar met een voldoende beheersbaar traject en realistische ambitie een vraagstuk analyseert en een oplossing voor een vraagstuk ontwerp en realiseert. Aan de ene kant is dit eenvoudig, aan de andere kant de uitdaging om al deze facetten goed te beheersen. Al deze zaken samen in één cloud-based tool tijd- en locatie onafhankelijk kunnen doen heeft dan zijn voordelen.

ICT Projecten mislukken of falen helaas nog steeds vaak, maar dat hoeft dus niet! Hoe complex het vraagstuk ook is. De ICT Projecten Overheid vormen an sich geen uitzondering op de ICT Projecten bij het bedrijfsleven. Het komt ook bij projecten neer op rust, regelmaat, standaardisatie en structuur. Alleen dan zal een project voorspelbaar tot een goed einde te brengen zijn.

Stel dat je als organisatie een checklist hebt met punten die je minimaal dient te adresseren om zeker te stellen dat een IT Project niet mislukt of dat de projectorganisatie beheersbaar is, dan kun je die checklist als leidraad op het platform zetten.

Checklist ICT Project Auditing (pdf)

Als er te weinig kennis of informatie is in de organisatie over het ICT Project

Organisaties en projecten hebben er baat bij dat iedereen die meewerkt over voldoende kennis en informatie beschikt, en als blijkt dat er te weinig kennis bij iemand aanwezig is, dat deze persoon dan zijn kennis en informatie op kan poetsen. Dit draagt bij aan beheersing van de risico's in projecten.

Op Dragon1 kan een presentatie worden gemaakt die als elearning module aan gebruikers beschikbaar kan worden gesteld, waar kris kras doorheen kan worden geklikt en waar controle vragen kunnen worden gesteld. Op deze wijze kunnen projectleden en andere belanghebbenden hun kennis en informatie op niveau brengen. Stel dat het ICT Project gaat over cloud computing of over big data, dan kun je dat concept en het principe van dat concept begrijpelijk een aansprekend voor iedereen visualiseren en leerbaar maken.

Het begrippenkader, vaktaal en de producten

In elk ICT Project heb je te maken met vaktaal als onderdeel van de omgeving of de oplossing die wordt gemaakt. Als alle belanghebbenden optimaal met elkaar moeten kunnen samenwerken is het van belang om een begrippenkader-document te hebben.

Op Dragon1 kun je begrippenkaders ontwikkelen dan wel importeren en van commentaar voorzien, zodat ze gedurende een ICT Project mee kunnen groeien. Dit dringt misverstanden, gemaakte fouten en tijdsverlies drastisch terug.

Ook kent elk ICT Project producten (of deliverables) die worden gemaakt. Het goed definiëren van deze producten en een template, standaard of best practice voor deze producten draagt bij aan de kwaliteit van het project.

Het is mogelijk om producten te definiëren, te ontwikkelen en te managen. Ook kunnen templates worden gemaakt of geïmporteerd voor producten. De Dragon1 methode heeft specifiek voor ICT Projecten een SMART-ICT-Project Checklist met een lijst van minimale deliverables, zoals een business case, een programma van eisen en ontwerp.

Tenderen, opdrachtverstrekking en contractmanagement

Voordat een ICT Project wordt opgestart zijn er taken en activiteiten zoals de tender van het IT Project, de definitieve officiële opdrachtverstrekking en contract management.

Al deze taken en activiteiten kunnen worden geadministreerd, gecoördineerd en visueel worden beheerst.

Strategie en beleid ontwikkelen of importeren

Voordat een ICT Project kan worden opgestart heeft een organisatie altijd eerst strategie en/of beleid waaruit volgt dat een organisatieverandering, bedrijfsverandering, dan wel ICT verandering noodzakelijk is.

Een organisatie kan haar strategie en beleid in geheel ontwikkelen, modelleren en visualiseren. Ook kan men ontwikkelde strategie en beleid importeren uit Word documenten en Excelsheets. Tevens kunnen ontwikkelende strategiemodellen en beleidsregels worden geëxporteerd als geheel Word document of Excelsheet.

De Enterprise Architectuur ontwikkelen

Als een organisatie eenmaal haar strategie of beleid heeft staan of heeft vastgesteld, volgen daar normaal gesproken de nodige organisatieveranderingen, bedrijfsveranderingen en ICT veranderingen uit. Steeds vaker ontwikkelen organisaties enterprise architectuur om een totaal ontwerp of big picture te creëren van de totale beoogde verandering die vervolgens in kleine projecten beheersbaar is uit te voeren.

Op Dragon1 kun je visueel de huidige en toekomstige enterprise architectuur van een organisatie ontwikkelen en deze als richtinggevende kaders meegeven aan programma's en ICT Projecten die deze veranderingen moeten doorvoeren. Dragon1 is in basis een innovatieve Enterprise Architecture Tool en excelleert daarom in deze functionaliteit. Applicatielandschappen, Enterprise Blauwdrukken en technologie roadmaps zijn van hoge kwaliteit te maken conform internationale standaarden.

ICT Visualisaties voor Besluitvorming in de projecten en organisatie.

Het vraagstuk Analyseren

In de strategie of het beleid van een organisatie worden vraagstukken geadresseerd. Deze vraagstukken vragen allemaal om oplossingen, echter dient eerst goed het vraagstuk te worden geanalyseerd alvorens een oplossingsrichting of oplossing in beeld hoort te komen. Dit voorkomt onder andere dat het doel (bijvoorbeeld een mooi nieuw trendy product) een middel wordt.

Iedereen een vraagstuk tot in het diepste detail analyseren en vervolgens een haalbaarheidsonderzoek doen. Op Dragon1 kan een omgeving, situatie en vraagstuk worden gedocumenteerd, gemodelleerd, gevisualiseerd en geanalyseerd vanuit verschillende gezichtspunten. Dit kan statisch, dynamisch, interactief en als afspeelbare animatie.

Het ICT Project managen

Een ICT Project is een organisatie die bestaat uit mensen die samenwerken aan een gemeenschappelijk projectresultaat. Deze mensen (ook wel resources genoemd) voeren geplande taken en activiteiten met een zekere nauwkeurigheid om producten (deliverables) te produceren. Deze deliverables vormen bij elkaar samengesteld het projectresultaat.

Het is mogelijk om een product breakdown structure en work breakdown structure te maken en de resources en planning hiervoor administratief en visueel te managen. Met 1 druk op de knop genereert u bekende overzichten als GANTT charts. Ook de financiële administratie kan worden gedaan.

5 maatregelen om elk project te laten slagen (pdf)

De solution architectuur en de oplossing en ontwerpen

Een ICT Project richt zich veel op het realiseren van een oplossing. Daarvoor is een ontwerp onontbeerlijk. Soms wordt van het IT Project zelf ook een ontwerp gemaakt. Als dat ontwerp aan allerlei eisen moet voldoen wordt er ook vaak een programma van eisen opgesteld en wordt een solution architectuur ontwikkeld die aangeeft aan welke standaarden, regels en richtlijnen het ontwerp en de realisatie van de oplossing moet voldoen.

Op het platform kunnen interviews met belanghebbenden, een programma van eisen, een solution architectuur (het totaal concept van de oplossing) en het ontwerp van de oplossing worden geadministreerd en gemodelleerd. Dit op een sterk visuele en aantrekkelijke wijze. De ontwerpen en architectuur kunnen statisch, interactief en ook als afspeelbare scenario's worden gemaakt. Het realiseren van een oplossing kan in verschillende scenario's worden afgespeeld en geanalyseerd op eventueel showstoppers.

De oplossing realiseren

Tijdens de realisatie van een oplossing zijn er veel belanghebbenden en projectmedewerkers die inzicht willen hebben of nodig hebben in de voortgang en status van het ICT Project: Welke deliverables zijn er al? Welke uitzondering of problemen zijn er tot nu toe gerezen? En meer van dergelijke informatie.

Op het Dragon1 platform zijn alle project vergaderingen en verslagen te plannen en te administreren. Ook filmpjes van vergaderingen waar u niet bij geweest bent kunt u terug kijken. Wellicht nog belangrijker is dat elke belanghebbende of projectmedewerker alle andere deliverables of producten (waar hij toestemming of rechten voor heeft) kan opzoeken en bekijken en delen ervan zou kunnen hergebruiken. Proactief, reactief, sturend of gemanaged kan iedereen van hoog tot laag tijdens de realisatie in een project worden ondersteund. Uniek is de projectlandschapskaart die je zelf kunt genereren waarmee je snel met de juiste persoon contact kan zoeken voor bepaalde informatie of kennis.

Het monitoren van het gebruik van de oplossing in de praktijk

Als het projectresultaat eenmaal daar is en wordt opgeleverd aan de staande organisatie, wordt de tijdelijke organisatie (het ICT Project) meestal opgeheven. Nu gaat het projectresultaat of de oplossing gebruikt en beheerd worden.

Er kunnen op elk moment transactiegegevens of big data worden ingelezen in de tool en worden geprojecteerd op het ontwerp van de gehele oplossing of onderdelen daarvan. Zo kan onder andere in de gaten worden of de oplossing doet wat deze moet doen, werkt zoals deze beoogt is en wordt gebruikt zoals is bedoeld.

Informeren en communiceren van alle belanghebbenden van het ICT Project

In een project zijn er veel verschillende belanghebbenden die bij verschillende organisaties werkzaam zijn. Deze belanghebbenden dienen allemaal tijdig en correct van informatie te worden voorzien. Dit zorgt ervoor dat zij ook weer tijdig goedkeuring voor vervolgstappen kunnen geven, danwel kunnen ingrijpen als het nodig is in het belang van het project of het projectresultaat.

Er is een e-mail functie aanwezig waarmee gebruikers zich kunnen abonneren op wijzigingen van data in de tool. Zo krijg je automatisch en op tijd informatie als stakeholder binnen op je smartphone, tablet of PC. Ook kun je naast deze pull techniek ook met een push (een broadcast to a group) een specifieke groep belanghebbenden over gebeurtenissen, nieuws of nieuwe informatie op de hoogte brengen.

Meer informatie over ICT Projecten en Enterprise Architectuur

Neemt u een kijkje bij deze links voor meer informatie over ICT Projecten

ICT Projecten Overheid

De rijksoverheid, maar ook gemeenten en andere overheidsorganisaties voeren vele ICT Projecten uit. Hier onder een paar links naar bekende ICT Projecten:

Tien Tips voor ICT Projecten

Hieronder staan 10 Tips voor ICT-Projecten:

Lees de aanwezige auditrapporten van eerder uitgevoerde ICT projecten !

Organiseer een meeting en inventariseer de lessons learned !

Laat het ICT-projectplan door een onafhankelijke partij reviewen !

Laat maandelijks het ICT-project auditen door professionals !

Zorg voor een centrale repository voor alle projectdocumentatie !

Zorg ervoor dat iedere projectmedewerker wekelijks een fysieke projectmap heeft met de meest up-to-date versies van de belangrijkste 10 documenten in het projecten !

Zorg voor stop-en-go momenten na elke milestone !

Maak verschil tussen verantwoordelijkheid per milestone en verantwoordelijkheid voor het hele ICT-project !

Maak overzichtelijk welke belanghebbende over welke set van eisen gaat en wie beslissingen mag nemen op welke terreinen !

Maak overzichtelijk wie welke informatie, kennis en competenties heeft of mist. En vul de informatie, kennis en competenties aan tot boven het minimale niveau !