Voordelen van een e-HRM pakketselectie
e-HRM zorgt voor een vermindering van administratie en operationele taken op de HR afdeling door rechtstreeks HR-wijzigingen via internet mogelijk te maken.
We beginnen deze blog met een heus architectuurprincipe: door HR-wijzigingen via internet mogelijk te maken, verlagen we de administratieve druk en operationele taken voor een HR afdeling. Dit heeft voordelen voor iedereen in de organisatie. Maar hoe krijg je dit principe geïmplementeerd of dat het ook werkt in de organisatie? Precies, door een e-HRM pakket te implementeren.
Wat precies is e-HRM?
De HR-afdeling bij een organisatie is verantwoordelijk voor inzicht en overzicht in de HRM-administratie. Echter iedereen in en om de organisatie kan nu via internet, op een gecontroleerde wijze toegang krijgen tot zijn of haar HR informatie of in het kader van het werk, tot de HR informatie van een ander. Ook is het mogelijk om wijzigingsverzoeken te doen via internet of de wijzigingen zelf door te voeren. Dit geheel noemen we e-HRM. e-HRM scheelt veel administratie en dubbel werk. Je hoeft bijna geen papier, e-mail en Excel te gebruiken. Het kan direct in de HR software worden verwerkt.
Daarom gaan steeds meer organisaties dus over tot het selecteren van een eHRM softwarepakket; een HR-softwarepakket dat via internet kan worden gebruikt. Namelijk niet alle software is geschikt om via internet te worden gebruikt, en ook niet alle online software is geschikt voor de zakelijke markt (denk maar bijvoorbeeld aan beveiligingsfunctionaliteit).
Maar om uit de veelheid van aanbieders voor de juiste leverancier en oplossing te kiezen is nog een lastige klus, want waar moet je nu naar kijken?
Stappen voor een Pakketselectie
Het doen van een HR-pakketselectie bestaat altijd uit een aantal terugkerende generieke stappen. De belangrijkste 13 hiervan zijn:
- Het opstellen van een HR Visie
- Het opstellen van een HR Strategie
- Het in kaart brengen van de bedrijfsprocessen
- Het in kaart brengen van de informatiesystemen en applicaties
- Het opstellen van een programma van eisen
- Het ontwerpen van het HR-gegevensmodel
- Een longlist en shortlist van leveranciers opstellen
- Demo's laten doen voor de leverancier
- Een proof of concept uitvoeren met enkele leveranciers
- Overschakelen naar de nieuwe situatie en schaduwdraaien
- Het opstellen van een beveiligingsbeleid en informatiebeleid voor gebruikmaking van online HR software
- Het herontwerpen van bedrijfsprocessen
- Het trainen van medewerkers
Visualisatie van de HR pakketselectie
Om al deze stappen effectief uit te voeren en uw pakketselectie tot een succes te maken is het raadzaam om een visualisatie te maken van het geheel.
Hieronder ziet u een hele eenvoudige visualisatie gemaakt met Dragon1 PRO van de kernpunten van het HR selectie traject. Alleen deze visualisatie zal bij bespreking met een groot team een gemeenschappelijk beeld en begrip geven over wat er gaat gebeuren en hoe de organisatie kan komen tot een passend e-HRM softwarepakket.
Overzicht van diagrammen voor HR-pakketselectie
Op Dragon1 kun je diagrammen maken. Deze diagrammen ondersteunen het nemen van beslissingen. Er zijn veelal drie gebruiksdoelen voor diagrammen te onderkennen: voor analyse van eisen, voor ontwerp van systemen en voor realisatie van systemen.
Er zijn een vijftal diagrammen die ik iedereen aanraadt om te maken voor een pakketselectie:
- Stakeholder-Behoeften-Eisen Diagram - overzicht en projecten van de behoeften van stakeholders op gestelde eisen.
- Eisen-Functies-Modulen Diagram - een overzicht en projectie van de eisen gematched met de benodigde of aanwezige functies in een (leverend) software pakket. Waarbij de functies worden gegroepeerd in modulen.
- IT & Software Architectuur Diagram - een overzicht en projectie waar de software aan moet voldoen of waar een bepaald pakket aan voldoet.
- HR Gegevensmodel
- Het HR-Processen-Applicatielandschap - Een overzicht en projectie van de huidige of gewijzigde HR-bedrijfsprocessen en activiteiten op de huidige en of gewijzigde HR applicatiemodulen en functionaliteit. ( Zie de figuur op deze pagina voor een aanzet van deze visualisatie).
Deze diagrammen kunt u op Dragon1 in samenhang visualiseren en consistent houden: als er iets verandert in het ene diagram, verandert het direct in het andere diagram.
U kunt deze diagrammen gebruiken voor het analyseren van eisen, het maken van een ontwerp, het selecteren van de juiste oplossingen en leveranciers en het doen van de realisatie en implementatie van de online HR-software.
Advies nodig?
Bent u bezig met een pakketselectie voor e-HRM of een ander softwarepakket en wilt u hiervoor visualisaties maken? U kunt dan altijd met mij contact opnemen. Ik help u graag verder op weg.